De första tre månaderna av ett förändringsprogram stakar ut dess kurs. Under den tiden avgör människor om förändringen är på allvar, om ledningen menar vad den säger och om det är värt deras ansträngning. De tidiga bedömningarna är svåra att ändra.
Nittio dagar är också tillräckligt länge för att slösas bort. Många program ägnar det första kvartalet åt planeringsdokument, styrgruppsmöten och kommunikationsmaterial, medan de som förväntas ändra sitt dagliga arbete hör väldigt lite. Tiden används bättre till att bygga förståelse, visa tidiga framsteg och etablera de vanor som ska bära arbetet framåt.
Upplägget nedan delar in perioden i tre delar. Gränserna är ungefärliga. Det viktiga är ordningen.
Dag 1 till 30: förstå och enas
Den första månaden handlar om att se till att förändringen uppfattas på samma sätt av dem som leder den och dem som ska leva med den.
- Skriv ner skälet till förändringen med enkla ord. Ett kort stycke som en nyanställd skulle kunna förstå. Om ledningsgruppen inte kan enas om det stycket är programmet inte redo att starta.
- Beskriv vad som kommer att vara annorlunda. Var konkreta om beteenden, processer och beslut. "Bättre samarbete" säger lite. "Försäljning och produktion kommer överens om leveransdatum tillsammans varje måndag" går att iaktta.
- Prata med dem som berörs. Ha små samtal med de team som kommer att märka förändringen mest. Fråga vad de oroar sig för, vad de tror kommer att stå i vägen och vad de själva skulle göra först. Lyssna mer än ni förklarar.
- Klargör vem som beslutar om vad. Utse en ägare för programmet, en person som driver arbetet i vardagen och de personer vars godkännande behövs för viktiga beslut. Otydliga beslutsmandat bromsar program säkrare än nästan något annat.
I nordiska organisationer förväntar sig människor oftast att bli involverade tidigt. Vi tenderar att ställa oss bakom det vi har varit med och format. Tid som läggs här är sällan bortkastad, så länge den leder till beslut.
Dag 31 till 60: börja göra
Den andra månaden är när förändringen blir synlig.
Välj två eller tre tidiga åtgärder som är små nog att slutföras inom några veckor och betydelsefulla nog att människor märker dem. Bra kandidater tar bort ett irritationsmoment som medarbetarna redan klagar på, eller låter ett team pröva det nya arbetssättet i liten skala.
Tänk dig ett logistikföretag som inför en ny planeringsprocess. Under månad två kanske det kör processen med ett enda lagerteam, med cheferna närvarande vid varje veckomöte för planering. Teamet ger ärlig återkoppling, processen justeras och resten av organisationen hör från kollegor att den fungerar.
Under den här perioden:
- Håll de tidiga åtgärderna synliga. Berätta vad som prövades, vad som hände och vad som ändrades som en följd.
- Se till att cheferna själva lever som de lär. Om den nya processen kräver ett veckomöte deltar även de högsta cheferna.
- Samla in problem öppet. En gemensam lista över hinder, som gås igenom varje vecka, visar människor att deras synpunkter leder någonstans.
Dag 61 till 90: skapa en rytm
Under den tredje månaden bör programmet gå från en samling aktiviteter till en rutin.
- Inför en regelbunden avstämning. Ett kort möte varannan vecka där kärngruppen går igenom framsteg, problem och nästa steg. Håll det kort och inriktat på beslut.
- Enas om några enkla mått. Välj indikatorer som visar om beteendet förändras, vid sidan av de resultat ni i slutändan vill uppnå. Två eller tre räcker i det här skedet.
- Planera nästa steg i utrullningen. Använd det ni lärt er av de tidiga åtgärderna för att avgöra var ni ska fortsätta och i vilken takt.
- Värna kapaciteten. Förändring är extra arbete ovanpå det vanliga. Kontrollera om nyckelpersoner är överbelastade och justera planerna innan de blir utbrända eller i tysthet tappar engagemanget.
Det här bör ni undvika
Några mönster återkommer gång på gång i program som tappar fart tidigt.
- Att utlova för mycket för tidigt. En stor lanseringshändelse innan något har förändrats skapar förväntningar som programmet ännu inte kan infria.
- Att lämna mellancheferna utanför. Teamledarna översätter förändringen till dagligt arbete. Om de får höra om den samtidigt som alla andra kan de inte hjälpa sina team.
- Att behandla motstånd som ett problem att övervinna. Invändningar innehåller ofta värdefull information om praktiska hinder. Ta dem på allvar och bemöt dem i sak.
- Att bara mäta aktivitet. Antalet genomförda workshoppar säger lite om huruvida något faktiskt är annorlunda.
Ett sansat tempo
Det finns en frestelse att fylla de första 90 dagarna med energi och synlig aktivitet. Ett lugnare upplägg fungerar oftast bättre. Förstå situationen ordentligt, börja smått, lär er snabbt och bygg vanor som håller även när den första uppmärksamheten har lagt sig. Det speglar den nordiska idén om nøkternhet, ett norskt ord för ett sansat, praktiskt omdöme om vad som är realistiskt och en förkärlek för stadiga framsteg.
Vid dag 90 har ett program i gott skick en gemensam förståelse av varför det finns, några verkliga förändringar på plats, en fungerande rytm och en ärlig bild av vad som är svårt. Det är en stabil grund för det längre arbetet som väntar, och det är den sortens grund som Linje hjälper organisationer att lägga när de vill ha stöd.