När ett företag vill arbeta mer effektivt är det vanliga svaret ett förbättringsprogram. Ett team tillsätts, processer kartläggs i hela organisationen, en lång lista med initiativ tas fram och en tidsplan fastställs. Sex månader senare är listan fortfarande lång, och de som gör jobbet har märkt väldigt lite skillnad.
Det finns ett snabbare sätt, och det är så de flesta grundare förbättrar sina företag: välj en process som uppenbart inte fungerar, laga den ordentligt och gå vidare till nästa. Små, synliga förbättringar bygger fart, och fart är just det som stora program oftast saknar.
Välj rätt process
Alla processer är inte värda att laga först. Leta efter en som uppfyller tre villkor.
- Den irriterar människor. Fråga dem som gör jobbet vad som slösar deras tid. Svaren kommer oftast direkt och är konkreta: godkännandet som tar en vecka, rapporten som ingen läser, överlämningen där information går förlorad.
- Den sker ofta. En liten besparing på något som händer femtio gånger i veckan är värd mer än en stor besparing på något som händer två gånger om året.
- Den kan lagas av dem som sitter i rummet. Välj en process som ni kan ändra utan ett nytt it-system eller ett beslut från högsta ledningen. Sådant kan komma senare.
Ett bra exempel är hur nya kunder läggs upp. I många företag involverar det flera team, samma information som skrivs in i flera system och mycket väntan. Det syns för kunderna, det sker ofta och mycket av det kan förbättras utan ny teknik.
Titta på arbetet, inte på flödesschemat
Processkartor på en whiteboard visar hur arbetet är tänkt att gå till. För att laga en process behöver du se hur det faktiskt går till.
Lägg några timmar tillsammans med dem som gör jobbet. Följ ett verkligt ärende från början till slut. Notera varje överlämning, varje väntan, varje gång information matas in på nytt och varje gång någon måste jaga någon annan. Oftast upptäcker du att den mesta tiden går åt till att vänta, inte till att arbeta.
Ställ en enkel fråga till de inblandade vid varje steg: hjälper det här steget kunden eller verksamheten, eller finns det bara för att det alltid har funnits? Svaren är ofta förvånansvärt tydliga.
Ändra den tillsammans med dem som använder den
De som gör jobbet vet oftast vad som borde ändras. De har sällan blivit tillfrågade, eller så har de blivit tillfrågade och sedan har ingenting hänt. Sätt dig ner med dem och kom överens om ett bättre arbetssätt. Håll det praktiskt:
- Ta bort de steg som inte tillför något.
- Slå ihop överlämningar där en person kan göra jobbet.
- Se till att information matas in en gång och delas.
- Kom överens om vem som äger processen från och med nu.
Prova sedan det nya arbetssättet i verkligheten, med start samma vecka. Vänta inte på perfekt dokumentation eller en formell lansering.
Mät före och efter
Välj ett eller två enkla mått som spelar roll, till exempel hur lång tid processen tar från början till slut, eller hur många ärenden som måste göras om. Mät dem före förändringen och igen några veckor efteråt. Siffrorna behöver inte vara exakta. De behöver visa om förändringen fungerade.
Om den fungerade, berätta det. Ett kort meddelande om vad som ändrades, vem som gjorde det och vilken skillnad det gjorde betyder mer för nästa förbättring än någon programplan. Om den inte fungerade, justera och försök igen.
Ta sedan nästa
Värdet i det här arbetssättet kommer av upprepningen. En lagad process är en liten vinst. Tio lagade processer under några månader förändrar hur organisationen arbetar, och, lika viktigt, hur människor tänker kring förbättring. De slutar vänta på ett program och börjar laga saker själva.
Det är det verkliga målet. Förbättring ska inte vara ett projekt som händer organisationen. Det ska vara en vana hos människorna i den.