När kostnaderna måste ner är den snabbaste metoden att be varje avdelning dra ner lika många procent. Det ser rättvist ut. Det är lätt att förklara. Och man slipper svåra samtal om vilka delar av organisationen som är viktigast.
Det är också ett av de säkraste sätten att försvaga en organisation. Lika stora neddragningar behandlar ett team som är centralt för framtida tillväxt på samma sätt som en aktivitet som levt kvar i åratal av ren vana. Resultatet blir ofta en organisation som kostar lite mindre och presterar märkbart sämre.
Det finns ett mer genomtänkt sätt att minska kostnader. Det kräver lite mer arbete i början och brukar lämna organisationen i bättre skick.
Börja med det som skapar värde
Innan ni tittar på var ni ska spara, var tydliga med vad som måste skyddas. Be ledningsgruppen att peka ut de förmågor som gör att kunderna väljer er och som skulle vara svåra att bygga upp igen om de gick förlorade. Det kan vara ett skickligt ingenjörsteam, långa kundrelationer som hålls av ett fåtal kundansvariga, ett rykte om pålitliga leveranser eller specialistkunskap som byggts upp under många år.
Skriv ner listan och kom överens om den. Den blir referenspunkten för varje kostnadsbeslut som följer. Om en föreslagen besparing skadar något på listan behöver den mycket starka skäl.
Steget låter självklart, men hoppas ofta över under tidspress. Utan det hamnar besparingarna där de är lättast att genomföra, och det är sällan där de gör minst skada.
Förstå vart pengarna faktiskt tar vägen
De flesta organisationer känner till sina kostnader per avdelning och per konto. Färre känner till sina kostnader per aktivitet. Ändå är det oftast där de användbara besparingarna finns.
Ta några veckor till att kartlägga organisationens viktigaste aktiviteter och ungefär vad var och en kostar. Ta med de dolda kostnaderna, som tid i möten, arbete med interna rapporter, jakt på godkännanden och rättning av fel. Ett vanligt mönster är att en betydande del av insatsen går till arbete som ingen skulle välja att göra om man började från noll.
När ni ser kostnaderna per aktivitet kan ni sortera dem i tre grova grupper:
- Aktiviteter som direkt skapar värde för kunderna
- Aktiviteter som krävs för att driva organisationen säkert och lagligt
- Aktiviteter som är varken eller, eller som kostar mer än de behöver
Det är i den tredje gruppen ni ska börja leta.
Leta efter slöseri innan ni tittar på personal
Personalkostnaderna är oftast den största posten och får därför uppmärksamhet först. Men att minska antalet anställda utan att minska arbetet sprider bara samma uppgifter på färre personer. Kvaliteten sjunker, duktiga medarbetare slutar och arbetet kommer ofta tillbaka senare i form av övertid eller konsulter.
Börja i stället med själva arbetet. Vanliga källor till besparingar är:
- Rapporter och möten som lever kvar av vana. Stoppa ett av dem i en månad och se om någon saknar det.
- Dubbla system och verktyg som gör samma jobb på olika avdelningar.
- Leverantörsavtal som har förlängts utan att ses över.
- Godkännandesteg som skapar fördröjning utan att minska någon verklig risk.
- Omarbete som beror på otydliga överlämningar mellan team.
De här besparingarna är mindre dramatiska än ett besked om omorganisation. Sammantaget kan de bli betydande, och de frigör kapacitet för det arbete som spelar roll.
Involvera dem som gör jobbet
Medarbetarna vet oftast var pengarna slösas bort. De ser rapporterna som ingen läser och processerna som går i cirklar. På nordiska arbetsplatser, där människor är vana vid att bli tillfrågade och att tala öppet med sina chefer, är den kunskapen ofta lätt att få tag på om ledningen frågar efter den.
Fråga teamen direkt vad de skulle sluta göra om de fick välja, och vad som tar tid utan att tillföra något. Var tydliga med att förslagen tas på allvar och att det inte är samma sak att hitta besparingar som att anmäla sig frivilligt till uppsägning. Där personalneddragningar är nödvändiga, följ de formella förhandlings- och samverkansprocesserna ordentligt och var ärliga om vad som planeras.
Det är här nøkternhet (norska för sans och måtta) kommer in. Ett sansat, praktiskt omdöme innebär att utgå från fakta, vara realistisk om vad som går att spara och undvika både panik och önsketänkande.
Skydda framtiden medan ni sparar i dag
Vissa kostnader är förklädda investeringar. Utbildning, underhåll, produktutveckling och kundrelationer kan alla skäras ner utan synlig effekt under ett eller två år. Skadan syns senare, när den är dyr att reparera.
Fråga för varje föreslagen besparing hur organisationen kommer att se ut om tre år om den genomförs. Om svaret är "sämre rustad att konkurrera", tänk om. Det kan vara bättre att göra en större neddragning inom ett område med lågt värde än att skära lite i något som är viktigt.
Målet är en organisation som kostar mindre att driva och som fortfarande klarar det som gör den värd att driva.
Avslutande tanke
Att minska kostnader på ett bra sätt handlar mest om omdöme och disciplin. Vet vad ni behöver skydda, förstå vart pengarna tar vägen, börja med slöseriet och involvera dem som ser arbetet varje dag. Det går långsammare än en enda procentuell neddragning, men organisationen som kommer ut på andra sidan är starkare för det.