Når kostnadene må ned, er den raskeste metoden å be hver avdeling kutte like mange prosent. Det ser rettferdig ut. Det er lett å forklare. Og man slipper vanskelige samtaler om hvilke deler av organisasjonen som betyr mest.
Det er også en av de sikreste måtene å svekke en organisasjon på. Like kutt behandler et team som er sentralt for fremtidig vekst, på samme måte som en aktivitet som har levd videre i årevis av gammel vane. Resultatet blir ofte en organisasjon som koster litt mindre og presterer merkbart dårligere.
Det finnes en mer gjennomtenkt måte å redusere kostnader på. Den krever litt mer arbeid i starten og etterlater som regel organisasjonen i bedre forfatning.
Start med det som skaper verdi
Før dere ser på hvor dere skal kutte, må dere være tydelige på hva som skal beskyttes. Be ledergruppen peke ut evnene som får kundene til å velge dere, og som ville vært vanskelige å bygge opp igjen om de forsvant. Det kan være et dyktig ingeniørmiljø, lange kunderelasjoner som noen få kundeansvarlige holder i, et rykte for pålitelige leveranser eller spesialkunnskap bygget opp over mange år.
Skriv ned listen og bli enige om den. Den blir referansepunktet for alle kostnadsbeslutninger som følger. Hvis et foreslått kutt skader noe på listen, trengs det svært gode grunner.
Dette steget høres opplagt ut, men det hoppes ofte over når tiden er knapp. Uten det havner kuttene gjerne der de er enklest å gjennomføre, og det er sjelden der de gjør minst skade.
Forstå hvor pengene faktisk går
De fleste virksomheter kjenner kostnadene sine per avdeling og per konto. Færre kjenner kostnadene per aktivitet. Likevel er det der de nyttige besparelsene som regel finnes.
Bruk noen uker på å kartlegge de viktigste aktivitetene i organisasjonen og omtrent hva hver av dem koster. Ta med de skjulte kostnadene, som tid brukt i møter, på interne rapporter, på å purre på godkjenninger og på å rette feil. Et vanlig mønster er at en betydelig del av innsatsen går til arbeid ingen ville valgt å gjøre om de startet på nytt.
Når dere ser kostnadene per aktivitet, kan dere sortere dem i tre grove grupper:
- Aktiviteter som skaper direkte verdi for kundene
- Aktiviteter som er nødvendige for å drive organisasjonen trygt og lovlig
- Aktiviteter som er ingen av delene, eller som koster mer enn de trenger
Det er i den tredje gruppen dere bør lete først.
Se etter sløsing før dere ser på folk
Lønnskostnader er som regel den største posten, og får derfor oppmerksomhet først. Men å redusere bemanningen uten å redusere arbeidsmengden fordeler bare de samme oppgavene på færre personer. Kvaliteten faller, gode folk slutter, og arbeidet kommer ofte tilbake senere som overtid eller innleide konsulenter.
Start heller med selve arbeidet. Vanlige kilder til besparelser er:
- Rapporter og møter som fortsetter av gammel vane. Stopp ett i en måned og se om noen savner det.
- Overlappende systemer og verktøy som gjør samme jobb i ulike avdelinger.
- Leverandøravtaler som har blitt fornyet automatisk uten gjennomgang.
- Godkjenningssteg som gir forsinkelse uten å redusere reell risiko.
- Dobbeltarbeid som skyldes uklare overleveringer mellom team.
Disse besparelsene er mindre dramatiske enn en kunngjøring om omorganisering. Til sammen kan de likevel være betydelige, og de frigjør kapasitet til arbeidet som betyr noe.
Involver dem som gjør jobben
De ansatte vet som regel hvor pengene sløses bort. De ser rapportene ingen leser og prosessene som går i ring. På nordiske arbeidsplasser, der folk er vant til å bli hørt og til å snakke åpent med lederne sine, er denne kunnskapen ofte lett tilgjengelig hvis ledelsen spør.
Spør teamene direkte hva de ville sluttet med om de kunne, og hva som stjeler tid uten å tilføre verdi. Gjør det klart at forslagene blir tatt på alvor, og at det å finne besparelser ikke er det samme som å melde seg frivillig til nedbemanning. Der nedbemanning er nødvendig, følg de formelle drøftingsprosessene ordentlig, og vær ærlig om hva som er planlagt.
Det er her nøkternhet betyr noe. Edruelig, praktisk dømmekraft handler om å se på fakta, være realistisk om hva som kan spares, og unngå både panikk og ønsketenkning.
Beskytt fremtiden mens dere sparer i dag
Noen kostnader er investeringer i forkledning. Opplæring, vedlikehold, produktutvikling og kunderelasjoner kan kuttes uten synlig effekt i et år eller to. Skaden viser seg senere, når den er dyr å reparere.
Spør for hvert foreslått kutt hvordan organisasjonen vil se ut om tre år hvis det gjennomføres. Er svaret «mindre konkurransedyktig», tenk dere om igjen. Det kan være bedre å kutte dypere på ett område med lav verdi enn å skjære litt av noe som betyr mye.
Målet er en organisasjon som koster mindre å drive, og som fortsatt klarer det som gjør den verdt å drive.
Til slutt
Kostnadskutt gjort på en god måte handler mest om dømmekraft og disiplin. Vit hva dere må beskytte, forstå hvor pengene går, start med sløsingen, og involver dem som ser arbeidet hver dag. Det tar lengre tid enn et flatt prosentkutt, men organisasjonen som kommer ut på den andre siden, står sterkere.