Når en virksomhet vil jobbe mer effektivt, er det vanlige svaret et forbedringsprogram. Et team settes ned, prosesser kartlegges på tvers av organisasjonen, en lang liste med tiltak lages, og en tidsplan vedtas. Seks måneder senere er listen fortsatt lang, og de som gjør jobben, har merket svært liten forskjell.
Det finnes en raskere vei, og det er slik de fleste gründere forbedrer selskapene sine: Velg én prosess som tydelig ikke fungerer, fiks den skikkelig, og gå videre til neste. Små, synlige forbedringer bygger fart, og fart er nettopp det store programmer som regel mangler.
Velg riktig prosess
Ikke alle prosesser er verdt å fikse først. Se etter en som oppfyller tre vilkår.
- Den irriterer folk. Spør dem som gjør jobben, hva som stjeler tiden deres. Svarene kommer som regel umiddelbart og er konkrete: godkjenningen som tar en uke, rapporten ingen leser, overleveringen der informasjon forsvinner.
- Den skjer ofte. En liten besparelse på noe som skjer femti ganger i uken, er verdt mer enn en stor besparelse på noe som skjer to ganger i året.
- Den kan fikses av dem som sitter i rommet. Velg en prosess dere kan endre uten et nytt IT-system eller en beslutning fra toppen. Det kan komme senere.
Et godt eksempel er hvordan nye kunder blir lagt inn. I mange virksomheter involverer det flere team, de samme opplysningene tastet inn i flere systemer og mye venting. Det er synlig for kundene, det skjer ofte, og mye av det kan forbedres uten ny teknologi.
Se på arbeidet, ikke flytskjemaet
Prosesskart på en tavle viser hvordan arbeidet skal skje. For å fikse en prosess må du se hvordan det faktisk skjer.
Bruk noen timer sammen med dem som gjør jobben. Følg én reell sak fra start til slutt. Noter hver overlevering, hver venting, hver gang informasjon tastes inn på nytt og hver gang noen må mase på noen andre. Som regel finner du ut at mesteparten av tiden går med til å vente, ikke til å jobbe.
Still dem som er involvert, ett enkelt spørsmål ved hvert steg: Hjelper dette steget kunden eller virksomheten, eller er det der fordi det alltid har vært der? Svarene er ofte overraskende tydelige.
Endre den sammen med dem som bruker den
De som gjør jobben, vet som regel hva som bør endres. De har sjelden blitt spurt, eller de har blitt spurt uten at noe skjedde etterpå. Sett dere ned med dem og bli enige om en bedre arbeidsmåte. Hold det praktisk:
- Fjern stegene som ikke tilfører noe.
- Slå sammen overleveringer der én person kan gjøre jobben.
- Sørg for at informasjon registreres én gang og deles.
- Bli enige om hvem som eier prosessen fra nå av.
Prøv så den nye måten i praksis, fra og med samme uke. Ikke vent på perfekt dokumentasjon eller en formell lansering.
Mål før og etter
Velg ett eller to enkle måltall som betyr noe, for eksempel hvor lang tid prosessen tar fra start til slutt, eller hvor mange saker som må gjøres om igjen. Mål dem før endringen og på nytt noen uker etter. Tallene trenger ikke være presise. De må vise om endringen virket.
Virket den, så fortell det. En kort melding om hva som ble endret, hvem som gjorde det og hvilken forskjell det gjorde, betyr mer for neste forbedring enn noen programplan. Virket den ikke, så juster og prøv igjen.
Ta så den neste
Verdien i denne tilnærmingen kommer av gjentakelsen. Én fikset prosess er en liten seier. Ti fiksede prosesser over noen måneder endrer hvordan organisasjonen jobber, og, like viktig, hvordan folk tenker om forbedring. De slutter å vente på et program og begynner å fikse ting selv.
Det er det egentlige målet. Forbedring bør ikke være et prosjekt som skjer med organisasjonen. Det bør være en vane hos menneskene i den.