De tre første månedene av et endringsprogram staker ut kursen. I den perioden bestemmer folk seg for om endringen er alvorlig ment, om lederne mener det de sier, og om det er verdt innsatsen. Slike tidlige vurderinger er vanskelige å snu.
Nitti dager er også lenge nok til å kaste bort tid. Mange programmer bruker det første kvartalet på planverk, styringsgruppemøter og kommunikasjonsmateriell, mens de som faktisk skal endre hverdagen sin, hører svært lite. Tiden er bedre brukt på å bygge forståelse, vise tidlig fremgang og etablere vanene som skal bære arbeidet videre.
Oversikten nedenfor deler perioden i tre deler. Grensene er omtrentlige. Det viktige er rekkefølgen.
Dag 1 til 30: forstå og bli enige
Den første måneden handler om å sikre at endringen forstås likt av dem som leder den, og dem som skal leve med den.
- Skriv ned begrunnelsen for endringen i et enkelt språk. Ett kort avsnitt som en nyansatt kan forstå. Kan ikke ledergruppen bli enige om det avsnittet, er programmet ikke klart til å starte.
- Beskriv hva som blir annerledes. Vær konkret om atferd, prosesser og beslutninger. «Bedre samarbeid» betyr lite. «Salg og produksjon avtaler leveringsdatoer sammen hver mandag» er noe man kan observere.
- Snakk med dem som berøres. Ta små samtaler med teamene som vil merke endringen mest. Spør hva de er bekymret for, hva de tror vil stå i veien, og hva de ville gjort først. Lytt mer enn du forklarer.
- Avklar hvem som bestemmer hva. Utpek eieren av programmet, den som driver arbeidet i det daglige, og dem som må være enige før viktige beslutninger tas. Uklar beslutningsmyndighet bremser programmer sikrere enn nesten noe annet.
I nordiske virksomheter forventer folk som regel å bli involvert tidlig. Folk støtter gjerne det de selv har vært med på å forme. Tid brukt her er sjelden bortkastet, så lenge den fører til beslutninger.
Dag 31 til 60: kom i gang
Den andre måneden er når endringen blir synlig.
Velg to eller tre tidlige tiltak som er små nok til å fullføres i løpet av noen uker, og viktige nok til at folk legger merke til dem. Gode kandidater fjerner et irritasjonsmoment de ansatte allerede klager over, eller lar et team prøve den nye arbeidsmåten i liten skala.
Tenk deg et logistikkselskap som innfører en ny planleggingsprosess. I måned to kan det kjøre prosessen med ett enkelt lagerteam, med lederne til stede på hvert ukentlige planleggingsmøte. Teamet gir ærlige tilbakemeldinger, prosessen justeres, og resten av organisasjonen hører fra kolleger at den fungerer.
I denne perioden bør du:
- Holde de tidlige tiltakene synlige. Del hva som ble prøvd, hva som skjedde, og hva som ble endret som følge av det.
- Sørge for at lederne selv går foran. Krever den nye prosessen et ukentlig møte, deltar toppledere på det.
- Samle problemer åpent. En felles liste over hindringer, som gjennomgås hver uke, viser folk at innspillene deres fører et sted.
Dag 61 til 90: finn rytmen
I løpet av den tredje måneden bør programmet gå fra en samling aktiviteter til en fast rutine.
- Etabler en fast gjennomgang. Et kort møte annenhver uke der kjernegruppen ser på fremdrift, problemer og neste steg. Hold det kort og rettet mot beslutninger.
- Bli enige om noen få enkle mål. Velg indikatorer som viser om atferden endrer seg, i tillegg til resultatene dere til syvende og sist ønsker. To eller tre er nok på dette stadiet.
- Planlegg neste fase av utrullingen. Bruk det dere lærte av de tidlige tiltakene til å bestemme hvor dere skal videre, og i hvilket tempo.
- Pass på kapasiteten. Endring er ekstraarbeid oppå det vanlige arbeidet. Sjekk om nøkkelpersoner er overbelastet, og juster planene før de brenner ut eller stille trekker seg unna.
Hva du bør unngå
Noen mønstre går igjen i programmer som mister farten tidlig.
- Å love for mye for tidlig. Et stort lanseringsarrangement før noe har endret seg, skaper forventninger programmet ennå ikke kan innfri.
- Å holde mellomlederne utenfor. Teamlederne oversetter endringen til daglig arbeid. Hører de om den samtidig med alle andre, kan de ikke hjelpe teamene sine.
- Å behandle motstand som et problem som skal overvinnes. Innvendinger inneholder ofte nyttig informasjon om praktiske hindringer. Ta dem på alvor og svar på innholdet.
- Å bare måle aktivitet. Antall gjennomførte arbeidsmøter sier lite om noe faktisk er annerledes.
Et nøkternt tempo
Det er fristende å fylle de første 90 dagene med energi og synlig aktivitet. En roligere tilnærming fungerer som regel bedre. Forstå situasjonen ordentlig, start i det små, lær raskt og bygg vaner som varer lenger enn den første oppmerksomheten. Det er dette vi mener med nøkternhet: en edruelig, praktisk vurdering av hva som er realistisk, og en forkjærlighet for jevn fremdrift.
Ved dag 90 har et program i god form en felles forståelse av hvorfor det finnes, noen reelle endringer på plass, en fungerende rytme og et ærlig bilde av hva som er vanskelig. Det er et solid grunnlag for det lengre arbeidet som venter, og det er den typen grunnmur Linje hjelper virksomheter med å legge når de ønsker støtte.