Så genomför du en pre-mortem

De flesta projekt utvärderas när de är avslutade. Problemet är att lärdomarna kommer för sent för att hjälpa det projekt de kommer ifrån.

En pre-mortem flyttar det samtalet till början. Innan arbetet startar föreställer sig teamet att projektet redan har misslyckats. Sedan förklarar var och en, med egna ord, varför det gick som det gick. Metoden är enkel och brukar lyfta fram risker som ett vanligt planeringsmöte missar.

Varför det fungerar

I en vanlig riskdiskussion får människor frågan vad som skulle kunna gå fel. Den frågan bjuder in till försiktighet och artiga garderingar. Få vill vara den som ifrågasätter planen som chefen just har presenterat.

En pre-mortem ändrar perspektivet. Misslyckandet behandlas som ett faktum, och uppgiften blir att förklara det. Den lilla förskjutningen ger människor lov att säga det de har tänkt i tysthet. Oro för kapacitet, otydligt ägarskap eller en skeptisk kund blir värdefulla bidrag till planen.

Det här spelar roll även på skandinaviska arbetsplatser. Platta strukturer och en vana att söka samförstånd är verkliga styrkor, men de kan också göra människor ovilliga att bryta en positiv stämning. En pre-mortem ger ett strukturerat och gemensamt skäl att vara kritisk, vilket passar väl i en kultur som värdesätter tillit (norska för förtroende) och öppen diskussion.

Före workshopen

Förberedelserna är lätta, och de gör stor skillnad.

• Välj ett projekt eller beslut som har kommit så långt att det är konkret, men så tidigt att ni fortfarande kan ändra kurs.
• Bjud in dem som ska göra arbetet, plus en eller två som ser det utifrån, till exempel någon från ekonomi, drift eller kundservice. Sex till tolv deltagare är lagom.
• Skriv en sammanfattning av planen på en sida: målet, tidsplanen, de viktigaste stegen och vem som ansvarar. Skicka ut den dagen innan.
• Välj en samtalsledare som inte är projektägare. Projektägaren ska delta och lyssna.

Så går passet till: ett upplägg på 75 minuter

Stegen nedan ryms bekvämt inom 60 till 90 minuter.

1. Sätt scenen (5 minuter). Samtalsledaren upprepar projektets mål och förklarar övningen. Säg tydligt att syftet är att stärka planen, och att inga idéer är förbjudna.
2. Förklara projektet misslyckat (2 minuter). Beskriv en konkret framtid. Till exempel: "Det har gått arton månader. Projektet har misslyckats. Budgeten sprack, användarna tog aldrig till sig lösningen och styrgruppen har lagt ner det."
3. Skriv i tystnad (10 minuter). Var och en skriver ner alla skäl de kan komma på till misslyckandet, ett skäl per post-it-lapp eller rad. Tystnaden är viktig här. Den hindrar den första självsäkra rösten från att styra allas tankar.
4. Dela i rundor (20 minuter). Gå runt i rummet och be var och en om ett skäl i taget. Fortsätt tills listorna är uttömda. Samtalsledaren skriver upp varje skäl på en vägg eller en gemensam tavla, utan diskussion.
5. Gruppera och prioritera (15 minuter). Samla liknande skäl i grupper. Be sedan deltagarna rösta på de grupper som är både mest sannolika och mest skadliga. Tre röster per person brukar fungera.
6. Planera åtgärder (15 minuter). Kom överens om en konkret åtgärd för var och en av de tre till fem största riskerna. Vissa åtgärder minskar sannolikheten att risken inträffar. Andra är tidiga varningssignaler att hålla utkik efter. Varje åtgärd behöver en ansvarig och ett datum.
7. Avsluta (5 minuter). Sammanfatta besluten, tacka deltagarna för deras ärlighet och bekräfta när åtgärderna ska följas upp.

Så ser ett bra resultat ut

En typisk pre-mortem ger en lång lista med skäl, och de flesta hamnar i välbekanta kategorier: otydliga beslutsmandat, beroenden av andra team, optimistiska tidsplaner, svag användarmedverkan och nyckelpersoner som dras över till annat arbete. Det mesta av värdet ligger i att vardagliga risker benämns rakt ut, tidigt och med en ansvarig kopplad till sig.

Tänk dig ett regionalt företag som planerar en ny kundportal. I en pre-mortem kanske utvecklarna förutser tekniska förseningar, medan kundtjänstchefen påpekar att ingen har planerat hur personalen ska svara på frågor om portalen på lanseringsdagen. Den andra risken är lätt att åtgärda under månad ett och dyr att åtgärda under månad tolv.

Vanliga misstag

• Att låta det bli en debatt. Rundan är till för att samla in skäl. Diskussionen kommer senare, när skälen grupperas.
• Att bara bjuda in kärnteamet. De som står nära planen har samma blinda fläckar.
• Att stanna vid listan. En pre-mortem utan åtgärder och ansvariga är ett intressant samtal och inget mer.
• Att behandla det som en misstroendeförklaring. Om projektägaren går i försvar slutar gruppen vara ärlig. Samtalsledaren ska värna tonen.

Efter passet

Skriv ihop de prioriterade riskerna och åtgärderna inom ett dygn och dela dem med alla som deltog. Lägg in de tidiga varningssignalerna i era ordinarie projektgenomgångar. När någon av dem dyker upp vet ni redan vad ni ska göra.

En pre-mortem är ett anspråkslöst verktyg. Den kräver en timme och en vilja att föreställa sig att saker går dåligt. I gengäld får teamet en tydligare bild av sin plan och en gemensam känsla av att de svåra frågorna har ställts. Linje leder ofta den här typen av pass när en organisation vill ha en neutral person i rummet, men metoden fungerar lika bra när den genomförs internt.